Tulisan Kewirausahaan 2

·         PERENCANAAN

Perencanaan organisasi adalah proses menentukan bagaimanan organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari pogram tindakan yang ditunjukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih dahulu. Perencanaan organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan kesepakatan (protective dan affirmative).

Keuntungan Program Perencanaan:

1.      Membantu wiraswastawan berorientasi ke masa depan

2.      Koordinasi keputusan

3.      Menenkankan tujuan organisasional

Kekurangan Program Perencanaan:

•       Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen

•      Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan dalam perencanaan dengan  waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya.

Aktivitas perencanaan bisa dibagi menjadi dua yaitu:

•      Perencanaan strategis, yaitu perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan.

•      Perencanaan taktis, yaitu perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.

Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan apa tidak. Walaupun semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak dibandingkan manajemen tingkat bawah. Tipe perencanaan yang dilakukan manajemen berubah ketika manajer bergerak  ke posisi pada organisasi. Umumnya, manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek: manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka yang agak panjang dan manajemen puncak membuat perencanaan jangka panjang.

Adapun langkah-langkah dalam proses perencanaan yaitu:

1.      Menyatakan tujuan organisasi

2.      Memilih berbagai cara alternative untuk mencapai tujuan

3.      Mengembangkan premis yang menjadi dasar alternative

4.      Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan

5.      Pengembangan rencana berdasarkan alternative yang dipilih

6.      Mengfungsikan rencana-rencana kedalam tindakan-tindakan

Ada tiga pendekatan untuk melaksanakan fungsi perencanaan

1.      Pendekatan probabilitas tinggi

2.      Pendekatan maksimasi

3.      Pendekatan adaptasi

Rencana – rencana

Suatu rencana merupakan  suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin, menghasilkan suatu pertanyaan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan suatu rencana. Suatu rencana mempunyai empat dimensi besar:

1.      Perulang dimensi

2.      Waktu

3.      Jangkauan

4.      Tingkatan

Dengan menggunakan dimensi perulangan sebagai pedoman, rencana-rencana organisasi biasanya dibagi menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali pakai. Rencana tetap digunakan berulang-ulang karena rencana tersebut difokuskan pada situasi organisasional yang terjadi berulang-ulang, sementara rencana sekali pakai hanya digunakan sekali atau beberapa kali karena rencana tersebut difukuskan untuk berhubungan dengan situasi yang relative unik dalam organisasi. Rencana tetap bisa dibagi menjadi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan, dam rencana sekali pakai bisa dibagi menjadi program dan anggaran.

Dalam membantu mengambangkan rencana-rencana, wiraswastawan menggunakan teknik alat-alat perencanaan yaitu:

1.      Peramalan

yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Pentingnya peramalan terletak pada kemampuannya membantu wiraswastawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

2.      Metode analisis runtun waktu

Digunakan untuk memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukkan kecenderungan dimasa lalu, yang biasa digunakan untuk meramalkan penjualan dimasa mendatang.

3.      Penjadwalan

Proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian internal dari rencana organisasional.

4.      Peta Gannt Chart

Dikembangkan oleh Hendry L. Gannt. Merupakan diagram balok (bar graph) dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumbu vertical.

5.      PERT (Program Evaluation and Review Techinique)

Jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivias yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek.

6.      Jalur Kritis

Merupakan rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan peride waktu paling lama untuk diselesaikan.

·         PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam system manajemen. Penggunaan yang teratur tersebut menekankan pada pencapaian tujuan system manajemen dan membantu wiraswastawan tidak hanya dalam pembuatan tujuan yang Nampak tetapi juga dalam menegaskan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Fungsi pengorganisasian sangat penting bagi system manajemen karena merupakan mekanisme utama dengan mana wiraswastawan mengaktifkan rencana-rencana. Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antar semua sumber daya organisasional dengan menunjukkan sumber daya yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu, dan kapan, dimana dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan.

Lima langkah utama dari proses pengorganisasian adalah:

1.      Tercermin dalam rencana-rencana dan tujuan-tujuan

2.      Menetapkan tugas-tugas pokok

3.      Membagi tugas-tugas pokok dalam subtugas-subtugas

4.      Alokasi sumber daya dan pengarahan bagi subtugas-subtugas

5.      Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasikan

Teori pengorganisasian klasik adalah wawasan dari penulis manajemen awal mengenai bagaimana sumber daya organisasional bisa digunakan untuk pencapaian tujuan organisasi. Dalam sutu usaha pengorganisasian wiraswasta harus memilih suatu struktur yang sesuai.

Tujuan dari struktur adalah memperlancar penggunaan tiap sumber daya baik secara individu maupun kolektif, ketika system manajemen ingin mencapai tujuannya. Namun pada kenyataannya terdapat dua tipe dasar dari struktur yang ada dalam system manajeman. Struktur formal dan struktur informal.

Struktur formal didefinisikan sebagai hubungan diantara sumber daya organisasional yang diuraikan oleh manajemen. Struktur informal didefinisikan sebagai pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal

Metode pembentukan hubungan informal di antara sumber daya yang paling umum adalah dengan membentuk departemen-departemen. Departemen adalah suatu kelompok sember daya yang dibentuk oleh manajemen untuk melaksanakan beberapa tugas organisasional. Penciptaan departemen berdasarkan faltor situasional seperti fungsi-fungsi kerja yang dilaksanakan, produk yang dibuat, daerah yang diliput, sasaran konsumen, dan proses yang dirancang untuk pembuatan produk.

Pertimbangan kedua yang utama untuk suatu usaha pengorganisasian adalah bagaimana membagi tenaga kerja. Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi kewiraswastaan. Produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah diberikan pada individu tertentu. Pada hakikatnya, individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian tugas dari pada seluruh tugas.

Beberapa alasan mengenai pembagian tenaga kerja hendaknya digunakan dalam strategi pengorganisasian adalah:

1.      Pekerja berspesialisasi dalam tugas, keterampilan mereka dalam melaksanakan tugas tersebut cenderung meningkat.

2.      Tenaga kerja tidak kehilangan waktu yang berharga didalam bergerak dari satu tugas ketugas lainnya.

3.      Karena hanya mengerjakan satu pekerjaan cenderung membuat pekerjaan tersebut lebih mudah dan lebih efisien.

4.      Tenaga kerja hanya perlu mengetahui bagaimana mereka melaksanakan tugasnya sehingga pengertian tugas mereke tidak menjadi beban.

Akan tetapi keuntungann dari pembagian tenaga kerja harus dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi dan mengabaikan variabel manusia. Kerja yang spesifikasi cenderung sangat membosankan menyebabkan tingkat produksi menurun.

Pada situasi pembagian tenaga kerja dengan individu yang berbeda mengerjakan bagian dari suatu tugas, arti penting dari koordinasi efektif dalam organisasi kewiraswastaan menjadi jelas. Wiraswastawan bisa membentuk dan mempertahankan koordinasi melalui hasil kerja dari peranan yang berbeda seperti kekuatan tawar menawar, perumusan tujuan bersama, perbaikan atas pemecahan masalah tertentu.

Perimbangan utama ketiga dari suatu organisasi pengorganisasian adalah rentang manajemen. Rentang manajemen menunjuk pada jumlah individu yang diawasi oleh wiraswastawan, semakin besar rentang manajemen. Sebaliknya semakin sedikit individu yang diawasi oleh wiraswastawan, semakin kecil rentang manajeman. Rentang manajemen dinamakan rentang kekuasaan (span authority), rentang pengawasan (span of control), rentang supervise (span of supervision), dan rentang tanggung jawab (span of responsibility).

Seperti yang dilaporkan Harold koontz, faktor situasional utama yang mempengaruhi kesesuaian dari ukuran rentang manajemen individual antara lain termasuk:

1.      Kesamaan fungsi

2.      Hubungan geografis

3.      Kompleksitas fungsi

4.      Koordinasi

5.      Perencanaan

Pertimbangan keempat dari usaha pengorganisasian adalah hubungan scalar. Hubungan scalar menunjuk pada rantai komando (chain of command).  Organisasi kewiraswastan terbangun atas premis bahwa individu pada posisi atas memiliki kekuasaan paling besar bahwa derajat kekuasaan individu semakin berkurang menurut posisi relative pada bagan organisasi, semakin kecil kekuasaan yang dia miliki. Konsep ini berhubungan dengan konsep kesatuan perintah yang menyatakan bahwa hendaknya individu hanya memiliki seorang atasan saja.